Leia por favor esta Política de Privacidade de Proteção de Dados Pessoais com atenção, pois, a disponibilização dos seus dados pessoais implica o conhecimento e aceitação das condições aqui constantes.
 

PREÂMBULO

A proteção das pessoas singulares relativamente ao tratamento dos seus dados pessoais é um direito fundamental, como consta no artigo 8º, nº1 da Carta dos Direitos Fundamentais da União Europeia, e do artigo 16º, nº1 do Tratado sobre o funcionamento da União Europeia.
A proteção conferida pelo Regulamento Geral de Proteção de Dados, de ora em diante referido como Regulamento, cujo presente Código dá seguimento, “aplica-se ao tratamento de dados pessoais efetuado no contexto das atividades de um estabelecimento de um responsável pelo tratamento ou de um subcontratante situado no território da União, independentemente de o tratamento ocorrer dentro ou fora da União”.
Esta proteção deve ser garantia não só pelas autoridades nacionais e internacionais, mas também por um responsável em cada empresa, que deverá garantir a efetividade dos direitos dos titulares dos dados pessoais, e o cumprimento escrupuloso do regulamento.
O tratamento dos dados pessoais deve ser feito de forma lícita e equitativa, na medida do estritamente necessária, de forma a garantir a segurança da rede e das informações.
O tratamento de dados carece sempre de consentimento do seu titular, exceto quando estiverem em causa obrigações legais.
É nesta medida que cumpre à MTC People, a elaboração do presente Código de Conduta relativamente à Proteção de Dados Pessoais, de ora em diante Código, que visa definir as linhas orientadoras da empresa e os princípios que devem reger a atuação de todos os trabalhadores.
O presente Código pretende que os valores padrão sejam divulgados de forma integral dentro da MTC People, e seguidos por todos os seus trabalhadores, de forma que o cumprimento do Regulamento possa ser o mais eficaz possível.

OBJETO

O presente Código consagra os princípios da atuação e as normas de conduta profissional que devem ser observadas pela MTC People e por todos os seus trabalhadores no exercício de funções, cuja atividade envolva a recolha, consulta, utilização e qualquer outra forma de tratamento de dados pessoais, incluída o nº2 do artigo 4º do Regulamento Gerald e proteção de Dados (RGPD) – Regulamento (EU) 2016/679 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 27 de abril de 2016.

ÂMBITO

O presente código aplica-se:
a) A todos os trabalhadores da MTC People, independentemente da natureza do seu vínculo laboral, no âmbito da recolha, tratamento e utilização de dados pessoais;
b) Às relações da MTC People, seja com os seus trabalhadores, fornecedores, empresas subcontratadas ou outras partes interessadas.

REGRAS E PROCEDIMENTOS

a) Todos os trabalhadores da MTC Poeple que tratem de dados pessoais são individualmente responsáveis pelo cumprimento das disposições legais e regulamentares aplicáveis, nomeadamente no que toca ao cumprimento das obrigações previstas no Regulamento;
b) Os membros da Administração, além de estarem obrigados ao cumprimento das regras e procedimentos relativos à Proteção de Dados, têm a responsabilidade de implementar estruturas e garantir recursos adequados ao bom funcionamento e respeito pelas normas do regulamento;
c) Os responsáveis de cada departamento devem garantir que os procedimentos desenvolvidos no âmbito das suas atividades cumprem as regras do Regulamento;
d) Os trabalhadores têm a obrigação de garantir a confidencialidade dos dados como parte indissociável das suas funções previstas no contrato de trabalho. Devem proceder em conformidade com toda a informação e formação recebida e cumprir todas as orientações definidas no Regulamento;
e) Os trabalhadores devem ser sensibilizados para o tema em questão e devem cooperar ativamente para o cumprimento do Regulamento;
f) Todas as falhas no âmbito do Regulamento devem ser resposta ao Encarregado de Proteção de Dados;
g) Mediante aprovação da Administração, o Encarregado de Proteção de Dados pode, no âmbito das sua funções, determinar a implementação de novas medidas em qualquer área da MTC People, devendo para este fim dispor de controlos e acessos adequados, e do apoio de todas as áreas envolvidas.

ENTIDADE RESPONSÁVEL PELO TRATAMENTO

MTC PEOPLE – Empresa de Trabalho Temporário, Lda.
Sede: Avenida da Siderurgia Nacional SN1, Gabinete 128
2940-750 Aldeia de Paio Pires, Seixal
NIF: 513 884 335

ENCARREGADO PELO PROTEÇÃO DE DADOS

De forma a garantir o cumprimento do novo Regulamento da Proteção de Dados, foi eleito um encarregado da proteção de dados.
A encarregada da proteção dos dados é Daniela Santos Oliveira, de ora em diante EDP, que pode ser contactada para esclarecimento de qualquer questão através do endereço de email: protecaodedados@mtcpeople.com.
A escolha de um EDP na MTC People propicia a eficácia das respostas às solicitações e reclamações que possam ser apresentadas pelos titulares dos dados.
O EDP tem o compromisso de implementar as medidas necessárias para cumprimento do Regulamento, incluindo a repartição de responsabilidades, a sensibilização e formação do pessoal implicado nas operações de tratamento de dados, assim como a obrigação de, de forma contínua, atualizar as medidas de segurança a nível de tratamento de dados.
O EDP é responsável pela identificação de riscos e propostas de oportunidades de melhoria relacionadas coma Política de Proteção de Dados.
É o elemento de contacto com autoridade de controlo sobre questões relacionadas com o tratamento, incluindo a consulta prévia (artigo 36º do Regulamento), e consulta, sendo caso disso, esta autoridade sobre qualquer assunto.

DADOS PESSOAIS

Consideram-se dados pessoais “toda a informação relativa a uma pessoa identificada ou identificável. É considerada identificável um pessoa singular que possa ser identificada, direta ou indiretamente, em especial por referência a um identificador, que por ser o nome, número de identificação, dados de localização, identificadores por via eletrónica ou a um ou mais elementos específicos da identidade física, fisiológica, genética, mental, económica, cultural ou social dessa pessoa singular” (Art.º 4 do Regulamento).
Existe ainda uma categoria de dados especiais que são aqueles que revelam a origem racial ou étnica, as opiniões políticas, as convicções religiosas ou filosóficas, ou a filiação sindical, bem como o tratamento de dados genéticos, dados biométricos para identificar uma pessoa de forma inequívoca, dados relativos à saúde ou dados relativos à vida sexual ou orientação sexual de uma pessoa. Estes dados não são tratados nem recolhidos, a não ser que o seu tratamento encontre fundamento específico na lei.

TRATAMENTO DE DADOS PESSOAIS

Por tratamento de dados pessoais entende-se “qualquer operação ou conjunto de operações sobre os dados pessoais efetuado com ou sem meios automatizados, tais como a recolha, o registo, organização, estruturação, conservação, adaptação ou alteração, recuperação, consulta, utilização, divulgação por transmissão, por difusão ou por qualquer outra forma de colocação à disposição, com comparação ou interconexão, bem como bloqueio, apagamento ou destruição” (Art.º 4 do Regulamento).

A informação pessoal deve ser tratada de acordo com algumas regras, nomeadamente:
− Finalidade determinada e legítima;
− Com base numa relação contratual e confidencial com a pessoa em causa;
− Com o consentimento por escrito dos titulares dos dados pessoais;
− Com o detalhe que é legalmente possível ou requerido, de acordo com a diversidade de situações.

Qualquer alteração ao método de recolha e tratamento de dados pessoais, relativamente ao já implementado, de ser comunicado ao EDP para verificação da viabilidade e conformidade com as normas aplicáveis, e para que o titular dos dados pessoais seja devidamente informado da alteração.
A recolha de dados deve ser efetuada tendo em conta uma determinada finalidade e estar limitada à informação necessária para o processo em causa, não podendo incidir sobre os dados de categorias especiais. Os dados pessoais não podem ser utilizados para fins diferentes dos que motivaram a sua recolha, e dos quais o titular dos dados foi devidamente informado.
É condição de legitimidade de tratamento que o titular dos dados esteja devidamente informado da finalidade do tratamento a que serão sujeitos os seus dados pessoais.
Os dados pessoais recolhidos devem ser exatos e atualizados se necessário, devendo ser tomadas as medidas adequadas para que sejam apagados ou retificados os dados inexatos e incompletos.
No caso de haver necessidade de transferência de informação pessoal e/ou dos respetivos suportes são tomadas medidas especiais de segurança, nomeadamente avisando o titular dos dados da mesma transferência.

CONSENTIMENTO LIVRE E ESCLARECIDO

O consentimento consiste numa “manifestação de vontade, livre, específica, informada e explícita, pela qual o titular dos dados aceita, mediante declaração ao ato positivo inequívoco, que os dados pessoais que lhe dizem respeito sejam objeto de tratamento” (Art.º.4 do Regulamento).
O consentimento é a comunicação mais importante a termos em conta nas relações mantidas entre a MTC People, os seus candidatos e trabalhadores. É a autorização necessária para que possamos contactar os titulares de dados fora da relação estritamente laboral.
Para este consentimento ser válido tem de ser dado de forma livre e esclarecida, e tem de ser possível demonstrá-lo.
Este consentimento limita a atuação de todos os departamentos da MTC People, de forma a respeitar em primeiro lugar a vontade dos titulares de dados.
O consentimento esclarecido e válido pressupõe que foram fornecidas todas as informações necessárias ao titular dos dados para a formação da sua vontade, nomeadamente o fundamento e finalidade do tratamento, os dados que vão ser tratados, a entidade que irá tratar os dados pessoais, e o prazo de conservação desses mesmos dados.
O consentimento pode ser retirado pelo seu titular a qualquer momento.

DIREITO DOS TITUALRES DE DADOS PESSOAIS

A MTC PEOPLE estabelece procedimentos que visam proteger e efetivar os direitos dos titulares dos dados.
Direitos que assistem a todos os titulares de dados:
− Direito de aceder aos seus dados, obtendo uma cópia dos mesmos;
− Direito a que os dados pessoais inexatos sejam retificados;
− Direito ao apagamento dos dados pessoais, a não ser que a lei disponha de outro modo e, se for o caso, à limitação de tratamento;
− Direito à oposição ao tratamento de dados, por motivos relacionados com uma situação particular, nos termos da lei;
− Direito à portabilidade dos dados;
− Direito a alterar ou a retirar o consentimento;
− Direito de ser notificado no caso de violação dos dados pessoais;
− Direito a ser notificado quando a informação é armazenada pela primeira vez por outro método distinto do original;
− Direito à garantia de não utilização de dados pessoais para fins de publicidade, marketing direto ou qualquer outra forma de prospeção comercial, bem como a sua não comunicação a terceiros para os mesmos fins, salvo com o consentimento prévio do titular dos dados;
− Direito a reclamar junto de qualquer autoridade de controlo.

RECOLHA E GESTÃO DE DADOS DE TRABALHADORES

A MTC People cumpre as exigências da legislação laboral, nomeadamente da Lei n.º 7/2009, de 12 de fevereiro, assim como as exigências do Regulamento, no âmbito da gestão e tratamento dos dados pessoais dos trabalhadores.
O tratamento de dados pessoais só é permitido se os dados tratados forem necessários, adequados e proporcionais aos objetivos a atingir pela entidade empregadora.
Os dados pessoais dos trabalhadores são assim tratados não só nos termos da legislação em vigor, mas também de acordo com o que é definido nos contratos de trabalho.
Juntamente com a assinatura do Contrato de Trabalho, a MTC People pede ao trabalhador o consentimento expresso para:
− Proceder à recolha e utilização de imagem no contexto corporativo e fora do mesmo, para campanhas publicitárias e divulgação nas redes sociais;
− Partilhar os dados pessoais com entidades terceiras, sem prejuízo da sua confidencialidade, e de acordo com uma finalidade específica devidamente fundamentada.
Tem de ser obtido um consentimento autónomo para cada finalidade, estando a MTC People dotado de medidas e mecanismos de conservação dos mesmos consentimentos, para questões de prova de legitimidade.
Durante a vida laboral os dados pessoais dos trabalhadores são recolhidos e tratados para efeitos de gestão contratual, gestão salarial, processos de formações, ausências, procedimentos disciplinares, seguros de trabalho e de saúde, entre outros procedimentos inerentes à prestação de serviço.
São igualmente tratados dados de categorias especiais, mas apenas no âmbito do cumprimento de obrigações contratuais, como é o caso da medicina do trabalho. Estes dados são tratados com a máxima confidencialidade pelas empresas certificadas para o mesmo, e abrangidas pelo sigilo profissional.
É igualmente feito o tratamento de dados biométricos, “dados pessoais resultantes de um tratamento técnico específico relativo às características físicas, fisiológicas ou comportamentais de uma pessoa singular que permitam ou confirmem a identificação única dessa pessoa singular, nomeadamente imagens faciais ou dados dactiloscópicos”, neste caso através da impressão digital, e o seu tratamento encontra legitimidade em fundamentos legais, nomeadamente para controlo de assiduidade e segurança no acesso a determinados locais.
O tratamento que é feito através dos dados biométricos não envolve, em si mesmo, uma violação da integridade física do trabalhador, do seu direito à privacidade ou da sua intimidade. Apesar de estarmos perante o tratamento de categorias especiais de dados, a finalidade do tratamento assenta na necessidade de agilizar o cumprimento de um objetivo que a lei reconhece integrar-se no âmbito dos poderes de controlo da entidade responsável pelo tratamento: a fixação do horário de trabalho, o controlo da assiduidade e o registo do tempo de trabalho.
O tratamento dos dados é feito através de um programa específico que trata a informação relativa à assiduidade e cujos resultados são recolhidos e transferidos para um programa acedido apenas pelo Departamento de Recursos Humanos. Neste programa cada trabalhador tem a sua própria ficha onde é possível consultar os acessos, entradas e saídas do mesmo.
Os resultados ficam armazenados numa base de dados encriptada e são destruídos passados os prazos legalmente previstos.
A recolha de dados pessoais feita pela MTC People, e pelos seus subcontratantes, junto dos respetivos titulares, é sempre precedida de informação aos mesmos sobre a finalidade que determinou a recolha e tratamento e processa-se em estrita adequação a essa finalidade.

A MTC People assegura perante os seus trabalhadores:
− Que o tratamento é efetuado apenas no âmbito das finalidades para as quais os mesmos foram recolhidos;
− Que a recolha, utilização e conservação é realizada apenas sobre os dados pessoais mínimos, necessários e suficientes para a finalidade respetiva;
− Que a conservação dos dados pessoais é efetuada apenas pelo período necessário para o cumprimento da finalidade do tratamento que lhe deu origem;
− Que não existe qualquer transmissão de dados pessoais para fins comerciais ou de publicidade;
− Que o tratamento dos dados pessoais é realizado para fins legalmente previstos.

TRABALHADORES EM CONTACTO COM DADOS PESSOAIS

Todos os trabalhadores que tratem dados pessoais estão obrigados ao sigilo profissional sobre os mesmo, sendo-lhes vedado revelar ou utilizar esses dados para fins que não sejam os estritamente contratados, exceto nos casos em que a lei obrigue à transmissão de dados, nomeadamente quando entidades públicas o exigem, e apenas no estrito âmbito em que a mesma é exigível.
Estes trabalhadores têm uma responsabilidade acrescida no que respeita à segurança dos dados pessoais dos clientes e dos outros trabalhadores.

DISPONIBILIZAÇÃO DE DADOS PESSOAIS A TERCEIROS

Quando existe necessidade de contratação de serviços a entidades terceiras (empresas subcontratantes), que possam ter acesso a dados pessoais de clientes e trabalhadores, estas empresas ficam obrigadas a adotar todas as medidas de segurança e protocolos utilizados na MTC People, nomeadamente no que respeita à proteção de dados pessoais e ao estrito cumprimento do Regulamento.
É obrigatoriamente celebrado um Acordo de Processamento de Dados em que a empresa se compromete a tomar as medidas necessárias para proteção da confidencialidade e segurança dos dados pessoais, assim como a prevenir o acesso e utilização indevidos, perdas ou mesmos destruição não autorizada de dados pessoais.
A MTC People assume o compromisso de apenas contratar empresas que apresentem garantias suficientes para assegurar a defesa dos direitos de clientes e trabalhadores.
Quando esteja em causa o cumprimento de obrigações e dentro das funções de interesse público ou o exercício da autoridade pública de que está investido o responsável pelo tratamento, existe a obrigação de fornecimento de determinados dados pessoais, dentro do estritamente necessário para a finalidade em causa.

DISPONIBILIZAÇÃO DE DADOS A NÍVEL INTERNACIONAL

Só poderão ser realizadas transferências se, sob reserva das demais disposições do Regulamento, as condições constantes das disposições do Regulamento relativas a transferências de dados pessoais para países terceiros e organizações internacionais forem cumpridas pelo responsável pelo tratamento ou subcontratante.

PRAZOS DE CONSERVAÇÃO DOS DADOS

Segundo o artigo 5º nº1 e) do Regulamento: “Os dados pessoais são:(…) conservados de uma forma que permita a identificação dos titulares dos dados apenas durante o período necessário para as finalidades para as quais são tratados; os dados pessoais podem ser conservados durante períodos mais longos, desde que sejam tratados exclusivamente para fins de arquivo de interesse público, ou para fins de investigação científica ou histórica ou para fins estatísticos, (…)”
Conservamos os dados recolhidos durante o prazo estabelecido na lei, quando estejam em causa obrigações legais. Todos os processos de recrutamento e seleção são armazenados no Departamento de Recursos Humanos durante o período em que o processo de recrutamento estiver ativo e enquanto o trabalhador prestar o seu serviço à MTC People.
Finda a vida laboral, e de forma a dar cumprimento à legislação laboral, Lei n.º 7/2009, de 12 de fevereiro e Lei n.º 107/2009, de 14 de setembro, os processos dos trabalhadores com toda a informação pessoal e profissional é armazenada em arquivo durante um prazo de 5 anos, sendo depois destruídos.
Não é armazenada documentação desnecessária.

VIOLAÇÃO DE DADOS PESSOAIS

Uma violação de dados consiste numa falha de segurança que pode levar à destruição, perda, alteração, divulgação não autorizada, ou acessos indevido a dados pessoais. Isto significa que uma violação de dados pessoais é mais significativa que a simples perda de dados pessoais.
A violação tem de provocar efeitos como discriminação, ameaça à reputação, perda financeira, perda de confidencialidade ou qualquer outra desvantagem social ou económica significativa.
Todos os trabalhadores devem estar cientes do que é ou o que pode provocar, ou simplesmente, permitir uma violação de dados. Mais do que existir uma consciência individual é necessário que exista uma consciência global. Estarmos atentos e despertos para possíveis violações de dados que possam ocorrer ao nosso lado.
É um dever de todos os trabalhadores que tenham conhecimento de qualquer situação que possa implicar uma violação de dados pessoais comunicá-la, com caráter de urgência, ao EDP da MTC People, através do endereço protecaodedados@mtcpeople.com ou qualquer outro meio mais expedito.
Quando ocorre uma violação de dados pessoais, depois de uma análise profunda sobre a notificação, o EDP deve comunicar a situação à Comissão Nacional de Proteção de Dados, de ora em diante CNPD, num prazo máximo de 72 horas.
A decisão de notificação da violação à CNPD cabe ao EDP e à Administração, que farão uma análise casuística para perceber o tipo de violação, os riscos e consequências associados e as medidas a serem tomadas.
Esta notificação implica a disponibilização de informações específicas sobre a violação dos dados, exigidas pela CNPD. Para que o EDP apresente um relatório completo é necessário que todas os departamentos da MTC People, assim como os trabalhadores envolvidos, se mostrem disponíveis para auxiliar nesse mesmo relatório.

PROTEÇÃO DE DADOS E MEDIDAS DE SEGURANÇA

Os trabalhadores devem utilizar o material e os recursos informáticos que lhes são disponibilizados exclusivamente para fins profissionais e de forma diligente zelando pela respetiva manutenção, sendo proibida a troca de periféricos ou a abertura de equipamentos informáticos sem autorização expressa da Direção.
A MTC People possui um sistema central de diretório para gestão das contas e estações de trabalho dos utilizadores, sendo atribuído a cada trabalhador uma conta de utilizador e uma palavra-passe, para acesso aos recursos informáticos disponibilizados, de acordo com o respetivo perfil de acesso. É da responsabilidade de cada utilizador a manutenção segura das suas palavras-passe.
Criámos medidas de segurança em toda a organização, nomeadamente através da criação de arquivos e bases de dados com acessos restritos, para que os dados pessoais dos titulares não sofram qualquer violação, divulgação ou uso indevido.

A MTC People adota ainda outras medidas de segurança relativamente à segurança dos seus dados:

− Software antivírus que disponibiliza proteção contra malware;
− Software antivírus que disponibiliza proteção para o browser e para o e-mail;
− A rede empresarial está protegida por uma firewall;
− As cópias de segurança dos dados pessoais são reforçadas de forma automática;
− A nossa rede Wi-Fi empresarial está protegida por palavra-passe;
− O acesso remoto à nossa rede empresarial só é possível através de uma VPN (Rede Privada Virtual);
− O acesso aos dados sensíveis é controlado e limitado apenas às pessoas que necessitam de aceder aos mesmos;
− O software de prevenção de perda de dados é utilizado para proteger os dados sensíveis e pessoais;
− Os procedimentos para verificar, detetar, analisar e reportar os incidentes de segurança são desenvolvidos e comunicados dentro da organização, principalmente através do contacto frequente com o EDP;
− Os dados pessoais e sensíveis são todos encriptados;
− As pastas na Rede estão encriptadas.
Em paralelo com as medidas adotadas, a MTC People faz um controlo muito próximo e periódico de todos os procedimentos através de auditorias de forma a perceber se os mesmos são eficazes e correspondem às necessidades e exigências do Regulamento.

POLÍTICAS DE PRIVACIDADE DE DADOS

De forma a cumprirmos todas as exigências do Regulamento, atualizámos as nossas Políticas de Privacidade de dados no site da MTC People, assim como foi criado o presente Código que servirá de manual a todos os trabalhadores.

INFORMAÇÃO E FORMAÇÃO

Toda a informação relacionada com o Regulamento, e às medidas a adotar para o seu cumprimento são disponibilizadas a todos os trabalhadores da MTC People, nomeadamente através da intranet e do Manual do Regulamento, disponível em cada Direção.
A informação é igualmente disponibilizada através de ações de formação desenvolvidas pelo EDP, de forma que todos os trabalhadores possam estar devidamente informados sobre o Regulamento, e a sua importância.

DÚVIDAS

No caso de dúvida sobre a aplicação das regras do Regulamento e das regras elencadas no presente Código, todos os trabalhadores deverão dirigir-se ao EDP, de forma que esclareçam o mais rapidamente possível qualquer dúvida.
A todas as omissões existentes no presente Código, será aplicado o estipulado no Regulamento, bem como a legislação nacional em vigor sobre o presente assunto.

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